Privacy policy

Privacy Policy

Keycar Belgie, met contactadres te Blandenstraat 81, 3053 Haasrode, België, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Tenzij anders vermeld is KeyCar de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen en waarop deze Privacyverklaring van toepassing is.

KeyCar België
Blandenstraat 81
3053 Haasrode
(uitsluitend op afspraak)
Telefoonnummer: +32 (0)16 98 05 23 of +32 (0)474 91 82 45
E-mailadres: info@keycar.be

Deze Privacyverklaring kadert in de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens (AVG) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijk personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, en legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij die gebruiken. 
Wij doen dit zo veilig en correct als redelijkerwijs mogelijk en in strikte overeenstemming met de bepalingen van de AVG. 
Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt.

We respecteren hierbij uw privacy en uw rechten om uw persoonsgegevens te controleren.

Persoonsgegevens die wij verwerken
Als verwerkingsverantwoordelijke, verwerken wij gegevens die u ons vrijwillig verstrekt doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld bij het aanvragen van meer informatie via één van de invulformulieren of andere contactmogelijkheden op deze website of per telefoon, bij het maken van een afspraak of tijdens een netwerkevent, in het kader van een samenwerking die we aangaan, of gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de door u aan ons toegekende opdracht. Deze Privacyverklaring heeft aldus betrekking op bezoekers van onze website, cliënten, leveranciers en andere contactpersonen (netwerk). Ze is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens die strikt confidentieel dienen te blijven. 

Meer bepaald kunnen we dus onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken: 
  • Bedrijfsnaam en andere bedrijfsgegevens, zoals ondernemingsnummer, contactadressen, etc.
  • Voornaam
  • Achternaam
  • Rijksregisternummer
  • Adres
  • Geslacht
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • IP-adres
  • Locatiegegevens
  • Internetbrowser en apparaat type
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch, en in het kader van opmaak, opvolging en/of afsluiting van uw dossier bij KeyCar.
  • Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken.
Daarnaast verzamelen we ook automatisch gegevens over het gebruik, toegang of interactie met onze website door middel van cookies (Google Analytics) en vergelijkbare technologieën, o.a. om het functioneren van de website te kunnen monitoren, of met het oog de detectie van fraude en/of veiligheidsinbreuken, door middel van IP-adressen en browser-gegevens.

Ten slotte kunnen we informatie over u ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals partners met wie we gezamenlijk diensten aanbieden of marketingactiviteiten uitvoeren. We kunnen ook informatie over u ontvangen van social media platforms (Facebook of LinkedIn), bijvoorbeeld wanneer u op deze platforms met ons communiceert. We beschermen gegevens die wij van derden krijgen op dezelfde manier als die die in deze Privacyverklaring wordt beschreven.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@keycar.be, dan verwijderen wij deze informatie.

Beveiliging en opslag
Wij nemen de verwerking van uw persoonsgegevens uiterst serieus en trachten de nodige technische en organisatorische maatregelen te voorzien om uw persoonsgegevens te beschermen en te helpen voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van uw informatie kan plaatsvinden.

Wij hanteren onder meer de volgende maatregelen:
  • trainingen van medewerkers ;
  • administratieve en technische controles om de toegang tot persoonsgegevens te beperken tot wat noodzakelijk is (paswoorden, digitale certificaten);
  • technische veiligheidsmaatregelen, met inbegrip van firewalls, versleuteling en antivirus software;
  • login toegangsblokkering in geval van verlies of diefstal van apparaten;
  • e-monitoring;
  • waar mogelijk ook fysieke veiligheidsmaatregelen om naar best vermogen de veiligheid in onze bedrijfsruimten te beschermen.
We controleren onze systemen aldus regelmatig op mogelijke veiligheidsrisico’s en aanvallen. We kunnen de veiligheid van door u verzonden gegevens echter niet garanderen. Indien er sprake zou zijn van een inbreuk zal hier snel op gereageerd worden en zullen de betrokken partijen op de hoogte worden gebracht. KeyCar kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor directe, indirecte, of gevolgschade, veroorzaakt door een foutief of onrechtmatig gebruik van de persoonsgegevens door een derde.
 Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via info@Keycar.be.

De verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt in België, op onze maatschappelijke zetel of een bijkomende vestiging, of bij externe dienstverleners, die eveneens in België of Europa zijn gevestigd. De verzamelde gegevens gaan enkel over een beveiligde verbinding vanuit de website naar de server.

Toegang en transfer naar derden
Teneinde uw persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang aan onze medewerkers en aangestelden. Wij garanderen evenwel een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

De door u verstrekte persoonsgegevens worden niet verkocht aan, noch gedeeld met derde partijen of partijen extern aan KeyCar, behalve in het kader van de overeenkomst, de aan ons toevertrouwde opdracht en/of wat betreft externe leveranciers  en externe partners die diensten voor ons uitvoeren zoals in het bijzonder leasingondernemingen en andere financiële instellingen, autobedrijven (concessies, invoerders, enz.) en verzekeringsondernemingen, alsook verwerking van facturatiegegevens, tijdsregistratie en e-mailcommunicatie, en/of waarmee wij samenwerkingsakkoorden hebben en/of gezamenlijk actief zijn op de Belgische markt inzake financiële en andere oplossingen voor ondernemingen en particulieren.

We delen uw persoonsgegevens ook dan echter alleen als dat nodig is, zoals om de diensten te leveren die u hebt geautoriseerd, en alleen met partners die namens ons werken voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven. In dat geval worden uw persoonsgegevens gedeeld met deze partners, maar alleen voor het uitvoeren van diensten namens en in opdracht van KeyCar, of alleszins voor financiële en andere oplossingen die verband houden met de activiteiten en doelpubliek van KeyCar.

Daarnaast, en enkel voor zover dit wettelijk vereist of strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de diensten of voor het beschermen van onze rechten, of de rechten van aan ons gelieerde derden of onze cliënten, verstrekken we uw persoonsgegevens aan wetshandhavingsinstanties, onderzoeksorganisaties, aan ons gelieerde ondernemingen of in gerechtelijke procedures, met inbegrip van (gerechtelijke) reorganisatie, faillissement of overdracht. Desgevallend zal altijd getracht worden om u, in de mate van het mogelijke, van een eventuele overdracht op voorhand te informeren.

Ten slotte maakt KeyCar gebruik van marketing of advertentieplug-ins zoals onder andere Facebook, LinkedIn, Twitter en Google Analytics. Door het plaatsen van deze plug-ins kunnen uw persoonsgegevens worden verzameld en doorgestuurd aan deze derde partijen. Conform artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 24 mei 2016 met betrekking tot de bescherming van het privéleven in de verwerking van persoonlijke gegevens, is KeyCar samen met deze derden verwerkingsverantwoordelijke. Voor de rechten en verplichtingen van iedere verwerkingsverantwoordelijke wordt verwezen naar de respectievelijke privacyverklaringen van Facebook, LinkedIn, Twitter en Google Analytics.

Keycar verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Keycar blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies of vergelijkbare technieken
Door het gebruik van de website van KeyCar, kunnen cookies op de harde schijf van uw toestel geplaatst worden. 
Keycar gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Keycar gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.
Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan.
Als gebruiker van de website zal u gevraagd worden om uw toestemming te geven voor het laden van bepaalde cookies – dit kan gebeuren via een balk onderaan of bovenaan de website, met verwijzing naar ons privacybeleid voor meer informatie. Het verder surfen op de website zal echter niet verhinderd worden.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Een actueel overzicht van de gebruikte cookies kunt u inzien bij het eerste bezoek aan de website. U kunt specifiek kenbaar maken welke cookies u wel en welke u niet wilt accepteren.

Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Verwerkingdoeleinden
De in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke verzamelde persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor gerechtvaardigde zakelijke doeleinden en gebruikt ten behoeve van onze diensten, het afhandelen en uitvoeren van uw aanvraag (afspraak, opdracht, facturatie,…) of in het kader van een samenwerking (klantenbeheer, leveranciersbeheer, beheer van geschillen, …) en steeds met respect voor uw privacy.
Keycar verwerkt uw persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden:
  • U te kunnen benaderen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren.
  • U te informeren over onze diensten en oplossingen, via mailberichten en andere communicatiemiddelen, nadat u ons hebt gecontacteerd op enigerlei wijze (wij sturen u met andere woorden nooit informatie of berichten zonder dat u ons met uw actieve instemming hebt toegelaten).
  • Keycar analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren.
  • Keycar verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze fiscale verplichtingen.
  • Geautomatiseerde besluitvorming.
  • Keycar neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Keycar) tussen zit.
Daarnaast worden ze eveneens gebruikt om u de toegang te garanderen tot de website en om de correcte functionaliteit van de website te waarborgen door u te (kunnen) informeren omtrent updates, nieuwe functionaliteiten, edm.
Ten slotte willen we de nodige beveiliging en veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen. We kunnen de gegevens eveneens gebruiken om u te informeren en contacteren omtrent marketing en advertenties.

Rechtsgronden
De verzamelde persoonsgegevens worden verwerkt in onze hoedanigheid van verwerker of op basis van artikel 6.1.a (toestemming), artikel 6.1.b (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst) en artikel 6.1.f (gerechtvaardigde belangen) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, bijvoorbeeld om een afspraak in te plannen, om onze opdracht uit te voeren, om u uit te nodigen voor onze infosessies en events, of voor administratieve, fraude opsporings- of juridische doeleinden.

Deze Privacyverklaring en het opt-in systeem dat wordt gehanteerd op onze website, zorgen ervoor dat u uw toestemming vrij, expliciet, ondubbelzinnig, actief en geïnformeerd kan geven. Er is altijd een actie vereist om uw gegevens op te slaan, KeyCar gebruikt geen geautomatiseerde datasystemen die zonder (inter)actie uw gegevens kunnen registeren en/of opslaan.

Bewaarperiode
Keycar bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. We streven ernaar om de aan ons toevertrouwde persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden.
Afhankelijk van het verwerkingsdoel zullen de persoonsgegevens die werden verwerkt in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke gedurende 1 tot 10 jaar bewaard worden. Bepaalde gegevens zullen evenwel langer worden bewaard, opdat we, onder andere, aan de wettelijke en boekhoudkundige vereisten kunnen voldoen. Na deze termijn, zullen we de gegevens onherroepelijk wissen.
Wij hanteren de volgende indicatieve bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Personalia > Bewaartermijn: 1 jaar > U persoonlijk te kunnen benaderen voor onze dienstverlening.
Telefoonnummer > Bewaartermijn: 1 jaar > U persoonlijk te kunnen benaderen voor onze dienstverlening.
E-mailadres > Bewaartermijn: 1 jaar > U te kunnen e-mailen indien dit nodig is voor onze dienstverlening.
Wij maken gebruik van mailingsystemen en CRM-systemen zoals Mailchimp en Hubspot. Dit zijn vooraanstaande softwaretoepassingen die een eigen beveiliging voorzien, waarbij KeyCar ervan mag uitgaan dat deze beveiling afdoende is. 
U hebt bij contactname of gegevensuitwisseling via deze systemen steeds de mogelijkheid u uit te schrijven, uw gegevens aan te passen en/of te vragen (bepaalde) gegevens te verwijderen, of nog ons te vragen uw gegevens niet via Mailchimp en/of Hubspot te verwerken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen - rechten en klachten van de gebruiker
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Keycar en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@keycar.be.

Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), heeft u bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat u niet langer relevante informatie zal ontvangen indien u geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Wij gebruiken geen gegevens die uitsluitend op geautomatiseerde wijze werden verwerkt (zoals profiling).

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers op het paspoort), paspoortnummer en rijksregisternummer onleesbaar. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Keycar wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit. 
Dat kan via de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/startpagina 

Wijzigingen privacyverklaring
Indien nodig, kunnen wij deze Privacyverklaring aanpassen of updaten om veranderingen op de website of in onze werkwijze weer te geven. Als er wezenlijke wijzigingen zijn in de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken of verwerken, stellen we u hiervan op de hoogte door een kennisgeving van de wijzigingen te plaatsen voordat deze van kracht worden of door u rechtstreeks een kennisgeving te sturen. We raden u aan deze verklaring regelmatig opnieuw te lezen voor meer informatie over hoe wij uw informatie gebruiken en beschermen.

Contact
Voor verdere informatie, vragen of opmerkingen omtrent onze Privacyverklaring of ons Privacy-beleid, kunt u terecht bij info@keycar.be en op https://www.keycar.be.

Haasrode, december 2020.

Share by: